Una visita de la Inspección de Trabajo no se anuncia. El inspector llega, se identifica y empieza a pedir documentación. Si no la tienes lista, el acta de infracción es casi inevitable. Esta guía te explica exactamente qué documentación relacionada con el registro de jornada pide la ITSS, cómo organizarla y qué errores te meterán en problemas.
El marco legal que sustenta la inspección
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (introducido por el RD-Ley 8/2019) establece la obligación de registro diario de jornada para todos los empleados. El Criterio Técnico 101/2019 de la Inspección de Trabajo fija cómo los inspectores deben verificar el cumplimiento de esta norma.
Ese criterio técnico es el documento clave: describe qué buscan los inspectores, qué consideran una infracción y cómo gradúan las sanciones. No es público de forma oficial, pero su contenido se conoce por resoluciones judiciales y sentencias del Tribunal Supremo.
Qué documentación pide la ITSS en relación al fichaje
1. El registro de jornada diario
Es lo primero que piden. Debe incluir, para cada trabajador y cada día:
- Hora de inicio de la jornada.
- Hora de fin de la jornada.
- Fecha.
- Identidad del trabajador.
El formato puede ser papel, Excel, PDF o sistema digital, pero el inspector valorará positivamente que el sistema no permita modificaciones retroactivas.
2. Historial de los últimos cuatro años
La ley exige conservar los registros durante cuatro años. El inspector puede pedir el histórico de cualquier trabajador activo o que haya causado baja en ese período. Si no puedes presentarlo, es infracción directa aunque hayas llevado el registro al día durante el último mes.
3. Contrato de trabajo de los empleados presentes
Para verificar que las horas registradas son coherentes con la jornada pactada. Si el contrato dice 20 horas semanales pero el fichaje muestra 40, hay un problema de cotización y de horas extras no declaradas.
4. Convenio colectivo aplicable
Para comprobar si la empresa está respetando los límites de jornada máxima que fija el convenio sectorial o de empresa.
5. Información entregada a los representantes de trabajadores
Si la empresa tiene delegados de personal o comité de empresa, debe haber entregado mensualmente el resumen de horas extras realizadas. El inspector puede pedirlo.
Con clockin.chat, todos los registros de jornada se almacenan automáticamente y son exportables en PDF o Excel por empleado y por período. Si viene la ITSS, tienes el historial de cuatro años disponible en menos de un minuto.
Preparar la empresa ahora →Qué errores detecta la ITSS con más frecuencia
Registros con "hora tipo"
Si todos los empleados ficha a las 9:00:00 exactamente todos los días, el inspector sospechará que el registro es ficticio. Los sistemas manuales donde alguien completa las horas en bloque al final del mes generan este patrón y son los primeros en levantar sospechas.
Trabajadores que no conocen el sistema
El inspector puede hablar directamente con los empleados. Si estos no saben cómo funciona el sistema de fichaje o afirman que no lo usan, el registro carecerá de valor probatorio.
Inconsistencias entre nóminas y registros
Si la nómina no refleja horas extras pero el fichaje muestra jornadas de 10 horas cuando la jornada es de 8, hay una infracción de cotización además de la de registro.
Registros que solo tienen entrada (no salida)
El registro debe ser completo: entrada Y salida. Un sistema que solo marca la entrada —aunque sea con timestamp exacto— no cumple con la ley.
Falta de acceso para el trabajador
El artículo 34.9 ET establece que los registros deben estar disponibles para los trabajadores y sus representantes. Si solo el departamento de RRHH puede consultarlos, es un incumplimiento.
Cómo preparar la empresa antes de que llegue la ITSS
- Audita tu sistema actual: ¿cubre entrada y salida? ¿Es inalterable? ¿Tienes cuatro años de histórico?
- Verifica la coherencia: cruza los registros de fichaje con las nóminas. Detecta discrepancias antes de que lo haga el inspector.
- Asegúrate de que los empleados acceden a sus registros: deben poder consultar su propio historial.
- Forma a los responsables: el encargado de turno o el jefe de equipo debe saber qué hacer si llega un inspector.
- Ten a mano el convenio colectivo: en papel o en PDF fácilmente accesible.
Qué pasa si la inspección acaba en acta
Si el inspector levanta acta, tienes un plazo de 15 días hábiles para presentar alegaciones ante la Autoridad Laboral de tu Comunidad Autónoma. Las alegaciones más efectivas demuestran que:
- El incumplimiento fue puntual y ya ha sido corregido.
- La empresa actuó de buena fe y no hubo perjuicio para los trabajadores.
- Se han adoptado medidas correctoras inmediatas.
En ningún caso es recomendable ignorar el acta o dejar pasar el plazo: la sanción se convierte en firme y difícilmente recurrible.
Conclusión
La ITSS busca básicamente tres cosas: que el registro exista, que sea real y que se conserve. Con un sistema digital bien configurado, las tres se cumplen automáticamente. El coste de ese sistema es infinitamente menor que una sanción por infracción grave.
